หน้าแรก แนวทางการเก็บเอกสารทางการเงิน
แนวทางการเก็บเอกสารทางการเงิน
 

ประเภทของการจ่ายเงินของโครงการชุมชน

ตามระเบียบกองทุนฯ ข้อ 50 กำหนดแนวทางในการจ่ายเงินกองทุนพัฒนาไฟฟ้าในพื้นที่ประกาศ โดยให้ประธาน คพรฟ. หรือผู้ที่ประธาน คพรฟ. มอบหมายเป็นผู้อนุมัติการจ่ายเงิน พร้อมกับลงลายมือชื่อในหลักฐานการจ่ายเงิน หรือหลักฐานการขอรับเงิน และให้จ่ายเงินภายในกรอบวงเงินงบประมาณประจำปีที่ได้รับความเห็นชอบจาก กกพ. แล้ว ด้วยวิธีการดังนี้

- การจ่ายผ่านธนาคาร ให้โอนเงินเข้าบัญชีเจ้าหนี้ หรือผู้มีสิทธิรับเงิน

การจ่ายเป็นเช็ค ให้ออกเช็คในนามเจ้าหนี้ หรือผู้มีสิทธิรับเงิน โดยขีดฆ่าคำว่า “หรือผู้ถือ” และขีดคร่อม

การสั่งจ่ายเงิน เพื่อขอรับเงินสดมาจ่าย ให้ออกเช็คสั่งจ่ายในนามเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ โดยขีดฆ่าคำว่า “หรือผู้ถือ”

โดยให้มีหลักฐานการจ่ายเงินไว้เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบทุกครั้ง รวมทั้งกำหนดให้ผู้ได้รับการจัดสรรเงินกองทุนพัฒนาไฟฟ้าในพื้นที่ประกาศที่ได้รับเงินแล้ว จัดทำหนังสือตอบรับการรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานอีกด้วย (ระเบียบพัสดุฯ ข้อ 51) เพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้จ่ายเงินกองทุนพัฒนาไฟฟ้าในพื้นที่ประกาศ ให้ผู้รับผิดชอบโครงการชุมชน อาจจะเปิดบัญชีใหม่ขึ้นมาเพื่อใช้เฉพาะโครงการในนามโครงการชุมชนหรือในนามของผู้รับผิดชอบโครงการเองก็ได้

แต่ที่สำคัญที่สุดต้องมีรายละเอียดของค่าใช้จ่ายทุกครั้งที่นำเงินไปใช้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ และสิ่งที่สำคัญในการจ่ายเงินของโครงการชุมชน ทางผู้รับผิดชอบโครงการชุมชน ต้องนำใบเสร็จหรือใบสำคัญรับเงินส่งมายัง คพรฟ. ประกอบการเบิกงวดเงินทุกครั้ง เพื่ออนุมัติการเบิกเงินงวดต่อไป หรือเมื่อสิ้นสุดโครงการ ตามข้อตกลงที่กำหนดไว้ด้านท้ายข้อตกลงสัญญา ทั้งนี้ โดยมีรายละเอียดในการทำใบสำคัญรับเงิน/ใบเสร็จรับเงิน ดังนำเสนอต่อไปนี้



ประเภทของหลักฐานการจ่ายเงิน


การจ่ายเงินของโครงการชุมชนที่ได้รับการสนับสนุนจากกองทุนพัฒนาไฟฟ้าในพื้นที่ประกาศ จะต้องมีเอกสารหลักฐานการเงินที่มีความสมบูรณ์ ครบถ้วนถูกต้องทุกครั้ง โดยเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินมี 3 แบบ คือ

1. บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการออกให้กับผู้ซื้อเมื่อซื้อเป็นเงินสด ซึ่งจะต้องมีความสมบูรณ์ คือ มีชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อซึ่งต้องเป็นชื่อที่อยู่ของแผนงาน/โครงการชุมชนที่จ่ายเงินซื้อสินค้า รายละเอียดเกี่ยวกับชื่อ ชนิด ขนาด จำนวน ราคาของสินค้าหรือบริการ วันที่รับเงิน และลายมือชื่อผู้รับเงิน

2. ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการออกให้กับผู้ซื้อเมื่อชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะต้องมีความสมบูรณ์ คือ มีชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อซึ่งต้องเป็นชื่อที่อยู่ของแผนงาน/โครงการชุมชนที่จ่ายเงินซื้อสินค้า รายละเอียดเกี่ยวกับชื่อ ชนิด ขนาด จำนวน ราคาของสินค้าหรือบริการ วันที่รับเงิน และลายมือชื่อผู้รับเงิน

3. ใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารตามแบบฟอร์มที่สำนักงาน กกพ. จัดเตรียมไว้ในกรณีที่แผนงาน/โครงการชุมชนจ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการโดยไม่สามารถเรียกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ ซึ่งใบสำคัญรับเงินจะต้องมีความสมบูรณ์ คือ โดยระบุชื่อและที่อยู่ และเลขประจำตัวประชาชน รายละเอียดเกี่ยวกับชื่อ ชนิด ขนาด จำนวน ราคาของสินค้าหรือบริการ วันที่รับเงิน และลายมือชื่อผู้รับเงิน และจะต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนพร้อมให้ผู้รับเงินเซ็นยืนยันประกอบการเบิกเงิน

ลักษณะของใบเสร็จที่สมบูรณ์

สำหรับบิลเงินสด/ใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงิน ที่ถูกต้องและสามารถนำมาเบิกจ่ายเงินจากกองทุนพัฒนาไฟฟ้าในพื้นที่ประกาศได้ ควรมีลักษณะดังนี้

1. เป็นใบเสร็จที่มีชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ และเลขประจำตัวภาษีอากรของร้านค้า (ถ้ามี) โดยเป็นแบบพิมพ์อยู่ในใบเสร็จ ไม่ใช่ตรายาง หรือเขียนด้วยลายมือ หากใบเสร็จไม่ถูกต้อง ต้องแนบใบสำคัญรับเงิน พร้อมกับใบเสร็จตัวจริงประกอบด้วย

2. เมื่อนำมาเบิกจ่ายให้เจ้าหน้าที่โครงการ/ผู้รับผิดชอบโครงการ นำใบเสร็จแปะลงในกระดาษขาว พร้อมทั้งลงนามรับรองบนใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสดด้วยทุกครั้ง

3. ใบเสร็จดังกล่าวต้องออกในนามชื่อ


ลักษณะของใบเสร็จที่ไม่สมบูรณ์

ต้องมีใบสำคัญรับเงินแนบ มีลักษณะดังนี้

1. เป็นใบเสร็จที่ไม่มีชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อของร้านค้า หรือมีแต่เป็นการประทับตราชื่อ/ที่อยู่ด้วยตรายาง หรือเขียนด้วยลายมือ หรือสลิปต์จากร้านสะดวกซื้อต่าง ๆ

2. ไม่ได้ออกใบเสร็จในนามของโครงการชุมชน เช่น ออกเป็นชื่อบุคคล

กรณีไม่มีใบเสร็จ/บิลเงินสด ต้องใช้ใบสำคัญรับเงินแทน จะมีลักษณะดังนี้

1. ชื่อสินค้า บริการ จากทางร้านค้าที่ไม่มีใบเสร็จ ที่ต้องใช้ใบสำคัญรับเงินแนบ เช่น ร้านของชำ ร้านอาหารริมถนน ตลาดสน ร้านค้าแผงลอย ค่าทางด่วน ค่ารถแท็กซี่ ค่ารถสำหรับเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเบี้ยประชุม ค่าตอบแทน

2. ผู้รับเงินต้องกรอกรายละเอียดชื่อที่อยู่ ชื่อโครงการ/กิจกรรม เลขประจำตัวประชาชน พร้อมทั้งกรอกรายละเอียดว่าเป็นค่าใช้จ่ายอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร จำนวนเท่าไหร่ แล้วแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนที่ลงนามรับรองแล้ว ประกอบ


ตัวอย่างการใช้ใบสำคัญรับเงิน

1. กรณีจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือบริการโดยผู้รับเงินไม่สามารถออกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินได้ แต่ยินดีที่จะลงนามรับเงิน ให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน

2. กรณีจ่ายค่าตอบแทนต่าง ๆ เช่น ค่าตอบแทนผู้เข้าร่วมประชุม ค่าวิทยากร ให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน โดยระบุเลขประจำตัวประชาชน พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน 

3. กรณีจ่ายเงินที่ไม่สามารถเรียกเก็บหลักฐานใด ๆ ได้ (ตัวอย่างที่ 3) เช่น ร้านของชำ ร้านอาหารริมถนน ตลาดสด ร้านค้าแผงลอย ค่าทางด่วน ค่ารถแท็กซี่ ค่ารถสำหรับเดินทาง ค่าถ่ายเอกสาร ให้เจ้าหน้าที่โครงการ/ผู้รับผิดชอบโครงการชุมชน จัดทำใบสำคัญรับเงิน โดยระบุเลขประจำตัวประชาชนพร้อมลงชื่อในชื่อผู้รับเงิน และแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ประกอบ

ความสมบูรณ์ของเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน

การจ่ายเงินของแผนงาน/โครงการชุมชนจะต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมของเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน โดยเอกสารที่เป็นหลักฐานการจ่ายเงินที่ดีที่สุด คือ บิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงินที่มีความสมบูรณ์ดังกล่าวข้างต้น ส่วนใบเสร็จรับเงินควรใช้ในกรณีที่ไม่สามารถเรียกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินได้เท่านั้น และการใช้ย่อมขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของสถานการณ์และจำนวนเงินด้วย การจ่ายเงินที่มีจำนวนสูงอาจไม่เหมาะสมกับการใช้ใบสำคัญรับเงิน

อย่างไรก็ตาม ใบสำคัญรับเงินอาจมีความสมบูรณ์เพิ่มขึ้นหากมีเอกสารหลักฐานประกอบ เช่น ในการจ่ายเงินค่าตอบแทนผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อทำกิจกรรมต่าง ๆ หรือการจ่ายเงินค่าอาหารจัดเลี้ยงผู้เข้าร่วมประชุม ควรแนบสำเนาทะเบียนรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมที่มีลายมือชื่อด้วย เพื่อให้เกิดความสอดคล้องและสมเหตุสมผลเกี่ยวกับจำนวนคนในการจ่ายเงินค่าตอบแทนและค่าอาหาร

ความครบถ้วนของเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน

ความครบถ้วนของเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน หมายถึง

1. มีเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินครบถ้วนตรงตามจำนวนเงินที่จ่ายไป

2. มีเอกสารประกอบหลักฐานการจ่ายเงินโดยครบถ้วน เช่น หลักฐานการจ่ายเงินค่าซื้อวัสดุ/ครุภัณฑ์ จะต้องมีเอกสารประกอบการตรวจสอบ ได้แก่ ใบขอซื้อขอจ้างฯ ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ/จ้าง ใบส่งของ เอกสารการตรวจรับ ฯลฯ


ความถูกต้องของเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน

ความถูกต้องของเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน หมายถึง การจ่ายเงินจะต้องมีความถูกต้องตามหลักเกณฑ์การจ่ายเงิน หลักเกณฑ์เกี่ยวกับการพัสดุ รวมทั้งอยู่ในกรอบอัตราค่าใช้จ่ายที่กกพ. ได้กำหนดไว้ โดยมีการตรวจสอบความถูกต้องของเจ้าหน้าที่การเงิน และได้รับอนุมัติให้จ่ายเงินได้โดยประธาน คพรฟ.

ข้อปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน

1. การจ่ายเงินทุกครั้งต้องมีเอกสารหลักฐานที่สมบูรณ์ ครบถ้วนถูกต้อง

2. ผู้จ่ายเงินควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อความและจำนวนเงินทุกครั้งที่ได้รับเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน

3. เพื่อให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้อง ผู้จ่ายเงินควรระบุชื่อกิจกรรมที่ใช้จ่ายเงินในเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินทุกครั้ง

4. เพื่อป้องกันมิให้การบันทึกบัญชีผิดแผนงาน/โครงการชุมชน ผู้จ่ายเงินควรให้ผู้รับเงินระบุชื่อแผนงาน/โครงการชุมชนในเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินให้ชัดเจน

ข้อไม่ควรปฏิบัติ

1. การแก้ไขข้อความและตัวเลขจำนวนเงินในเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินโดยผู้รับเงินไม่ได้ลงชื่อกำกับ

2. การลงชื่อรับเงินแทนกัน
หน้าแรก
กองทุนมาตรา 97(3)
  • ความเป็นมา
  • ประเภทของกองทุนพัฒนาไฟฟ้า
  • กรอบการจัดสรรเงินกองทุน
  • ประเภทของการบริหารกองทุน
  • การสรรหา คพรฟ./คพรต.
  •     - ที่มาของ คพรฟ.
        - ที่มาของ คพรต.
        - ขั้นตอนการดำเนินการสรรหา
        - เวทีประชาสัมพันธ์ระดับตำบล
        - เวทีประชาคมหมู่บ้าน
        - เวทีประชุมตำบล
        - ภาพการสรรหาคณะกรรมการกองทุน
  • การสรรหาผู้แทน กองทุน ค
  • ข้อมูลกองทุนในพื้นที่
  •     - รายละเอียดของแต่ละกองทุน
    การจัดทำแผนงานประจำปี
  • การจัดทำแผนงานประจำปี ของ คพรฟ.
  •     - การจัดทำแผนงานประจำปี
        - การสำรวจความต้องการของประชาชน
        - ประเภทโครงการชุมชนที่สามารถขอเงินสนับสนุนจากกองทุน
  • การจัดทำข้อเสนอโครงการชุมชน
  •     - ขั้นตอนการจัดทำข้อเสนอโครงการ
  • การพิจารณาโครงการชุมชน
  •     - ขั้นตอนการพิจารณาอนุมัติโครงการชุมชน
        - แนวทางการพิจารณาแผนงาน
        - ประเด็นเพิ่มเติมที่ควรคำนึงถึง
  • ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ
  •     - การจัดทำประมาณการค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ
  • การดำเนินโครงการชุมชน
  •     - การจัดทำสัญญารับการสนับสนุน
        - แนวปฏิบัติด้านการเงิน
        - แนวปฏิบัติสำหรับการเบิกจ่ายเงินกองทุน
        - แนวทางการเก็บเอกสารทางการเงิน
        - แนวปฏิบัติในการจัดซื้อจัดจ้าง
  • การรับเงินและทรัพย์สิน
  •     - ระเบียบ กกพ. ว่าด้วยการรับเงินและทรัพย์สิน
    ผลการดำเนินงาน
  • ข้อมูลด้านการเงิน และการบริหารงบฯ
  • พื้นที่ประกาศกองทุน
  •     - หลักการกำหนดพื้นที่ประกาศ
        - พื้นที่ประกาศกองทุน ประเภท ก
        - พื้นที่ประกาศกองทุน ประเภท ข
        - พื้นที่ประกาศกองทุน ประเภท ค
  • คณะกรรมการกองทุน
  •     - คำสั่งแต่งตั้ง คพรฟ.
        - คำสั่งแต่งตั้ง คพรต.
        - ผู้แทน กองทุน ค
  • กรอบงบประมาณ ที่ กกพ. อนุมัติ
  •     - กองทุน ประเภท ก
        - กองทุน ประเภท ข
        - กองทุน ประเภท ค
  • ผลการอนุมัติแผนงานฯ
  •     - กองทุน ประเภท ก
        - กองทุน ประเภท ข
        - กองทุน ประเภท ค
  • ผลการพิจารณาแผนงานฯ อื่น ๆ
  •     - กองทุน ประเภท ก
        - กองทุน ประเภท ข
  • ผลการพิจารณางบประมาณเหลื่อมปี
  •     - กองทุนฯ ประเภท ก
        - กองทุนฯ ประเภท ข
    คำถามที่ถามบ่อย
  • พื้นที่กองทุน สรรหา คพรฟ. คพรต.
  • เกี่ยวกับการเงิน
  • เกี่ยวกับบัญชี
  • เกี่ยวกับพัสดุ
  • เกี่ยวกับงบประมาณ
  • เกี่ยวกับการตรวจสอบภายในกองทุนฯ
  • เกี่ยวกับการเสนอแผนงานประจำปี